O prazo de guarda dos documentos decorre do tipo de documento, tributário ou trabalhista, e a norma legal que exige sua exibição, especialmente para fins de fiscalização e cobrança de eventual dívida.

 

Com relação à documentação tributária, quais são os prazos previstos?

Com relação aos tributos federais, inclusive contribuições previdenciárias, o período fixado está relacionado com o prazo de decadência e prescrição, previstos nos artigos 173 e 174 do Código Tributário Nacional (CTN), respectivamente.

Decadência é o decurso do prazo de cinco anos que o Fisco tem para constituir o crédito tributário, mediante notificação de lançamento ou auto de infração. Já a prescrição é o decurso do prazo de cinco anos para cobrar judicialmente o tributo devido, ou seja, prazo para propor a ação de execução fiscal.

Tais prazos são importantes, pois decorrido o prazo de cinco anos, o crédito tributário será extinto (art. 156, V, do CTN) e, portanto, o Fisco não poderá mais exigi-lo do contribuinte.

E com relação aos livros obrigatórios?

No que concerne aos livros obrigatórios e aos comprovantes de lançamentos, a legislação também remete aos prazos decadencial e prescricional , conforme segue:

  • O artigo 195, parágrafo único, do CTN, estabelece que livros obrigatórios de escriturações comerciais e fiscais e os comprovantes dos lançamentos neles efetuados serão conservados até que ocorra a prescrição.
  • O artigo 1.194 do Código Civil define que o empresário e a sociedade empresária sejam obrigados a conservar em boa guarda toda a escrituração, correspondência e mais papéis concernentes à sua atividade, enquanto não ocorrer prescrição ou decadência.
  • O artigo 37 da Lei n° 9.430/1996 impõe que os comprovantes da escrituração da pessoa jurídica, relativos a fatos que repercutam em lançamentos contábeis e exercícios futuros, serão conservados até que se opere a decadência.

Quais as regras com relação aos documentos trabalhistas?

Os documentos trabalhistas devem ser guardados pelo prazo de cinco anos para trabalhadores urbanos e rurais, até o limite de dois anos após a extinção do contrato de trabalho, nos termos do artigo 7°, XXIX, da Constituição Federal, e artigo 11 da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT).

Entretanto, considerando que contra o menos de 18 anos não corre prazo prescricional, em atenção ao artigo 440 da CLT, início da contagem do prazo de guarda deve iniciar quando o trabalhador menor completar 18 anos de idade.

 

Como ficam os prazos para o FGTS?

Com relação ao Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS), o artigo 3, § 5°, da Lei n° 8.036/1990 determina o prazo de 30 anos. Já o Supremo Tribunal Federal, ultima instância do Judiciário, pacificou o entendimento de que tal período é inconstitucional e deve prevalecer o prazo de cinco anos.

Sobre esse assunto, seguem abaixo transcrições de decisões que esclarecem o posicionamento dos tribunais superiores:

  • Supremo Tribunal Federal (STF) – repercussão geral

Recurso extraordinário. Direito do Trabalho. Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS). Cobrança de valores não pagos. Prazo prescricional. Prescrição quinquenal. Art. 7°, CCIC, da Constituição. Superação de entendimento anterior sobre prescrição trintenária. Inconstitucionalidade dos arts. 23, § 5° da Leis n° 8.036/1990 e 55 do Regulamento do FGTS aprovado pelo decreto n° 99.684/1990. Segurança jurídica. Necessidade de modulação dos efeitos da decisão. Art 27 da Lei n° 9.868/1999. Declaração de inconstitucionalidade com efeitos ex nunc. Recurso extraordinário a que se nega provimento. (STF, ARE 709212, relator min. Gilmar Mendes, Tribunal Pleno, julgado em 13/11/2014, acórdão eletrônico repercussão geral – mérito DJe 18/2/2015)

 

  • Superior Tribunal e Justiça (STJ) Súmula n° 210 – DJ 5/6/1998

A ação de cobrança das contribuições para o FGTS prescreve em trinta (30) anos.

 

  • Tribunal Superior do Trabalho (TST)

Súmula n° 362 – DJ 16/6/2015

FGTS. PRESCRIÇÃO.

  1. Para os casos em que a ciência da lesão ocorreu a partir de 13.11.2014, é quinquenal a prescrição do direito de reclamar contra o não recolhimento de contribuição para o FGTS, observado o prazo de dois anos após o término do contrato;
  2. Para os casos em que o prazo prescricional já estava em curso em 13.11.2014, aplica-se o prazo prescricional que se consumar primeiro: trinta anos, contatos do termo inicial, ou cinco anos, a partir de 13.11.2014 (STF-ARE-709212/DF).

Portanto, considerando que a interpretação do STJ é diversa da do STF, recomenda-se a guarda no prazo determinado pela lei, ou seja, durante 30 anos.

No caso da documentação previdenciária, quais são as normas?

Com relação a essa documentação, em que pese o artigo 45 da Lei n° 8.212/1991, que estabelecia o prazo decadencial de dez anos, não estar mais em vigor (revogado pela Lei Complementar n° 128/2008), ainda encontramos nas normas previdenciárias prazos de dez anos, conforme será demonstrado a seguir:

  • Os artigos 103 e 103-A da Lei n° 8.213/1991, que trata dos benefícios da Previdência Social , fixa o prazo de dez anos para o segurado ou beneficiário requerer a revisão do ato de concessão de benefício, bem como o direito da Previdência Social de anular seus atos administrativos.
  • O artigo 225, parágrafos 5° e 22° do Decreto n° 3.048/1999, Regulamento da Previdência Social, estabelece a obrigatoriedade da empresa manter a disposição da fiscalização, durante dez anos, os documentos comprobatórios do cumprimento de suas obrigações legais, inclusive os arquivos digitais do sistema de processamento eletrônico de dados trabalhistas e previdenciários.

Fonte: Fecomércio SP